Como fazer uma ficha técnica de cosmético artesanal

Uma ficha técnica de cosmético artesanal reúne, num documento só, a fórmula em porcentagem e em gramas, o modo de preparo, a lista INCI, o rendimento esperado e o custo por unidade. Ela existe para que o lote de junho saia igual ao de março, e para que você saiba quanto cada barra custou de verdade.

Quase toda saboaria começa com a receita num caderno. Funciona até o dia em que você dobra o lote, muda de fornecedor de óleo de coco e não lembra mais qual era a porcentagem original. Aí a ficha técnica deixa de ser burocracia e vira a única forma de repetir o que deu certo.

Receita não é ficha técnica

A diferença é o que cada uma responde.

A receita responde "o que eu misturo". A ficha técnica responde "o que eu misturo, em que ordem, quanto sai no fim, quanto custou e o que eu escrevo no rótulo". É a mesma fórmula com quatro colunas a mais.

E tem um detalhe que pega muita gente: a ficha técnica é um documento vivo. Toda vez que você troca uma matéria-prima ou ajusta uma porcentagem, nasce uma versão nova. A antiga não some, porque ela ainda explica os lotes que você produziu com ela.

O que a ANVISA espera do registro de produção

Aqui vale separar duas coisas. A ficha técnica é uma ferramenta sua. O registro de produção do lote é uma exigência regulatória, com campos próprios definidos pela RDC 48/2013.

A RDC nº 48/2013, que aprova o regulamento de Boas Práticas de Fabricação para produtos de higiene pessoal, cosméticos e perfumes, é específica sobre o que precisa ficar registrado em cada produção. O item 10.10.3 pede o registro das principais etapas de fabricação, as datas e os horários, a identificação de quem executou, os números de lote das matérias-primas usadas, as quantidades, os equipamentos empregados, os controles em processo e os resultados obtidos.

Repare que os números de lote das matérias-primas estão lá. É o elo que liga o seu sabonete ao óleo que entrou nele, e é o que permite rastrear um problema até a origem.

O item 17.17.8 vai além e exige que os materiais pesados sejam identificados imediatamente, com nome, código, lote e quantidade. Ou seja: o potinho de essência que você separou para a produção da tarde precisa de etiqueta antes de virar sabonete.

A norma foi escrita pensando em indústria. Uma saboaria de dois fogões não vai ter laboratório de controle de qualidade independente, que é o que o item 18.1 pede. Mas a lógica de documentar o que entrou, quanto, quando e quem fez cabe em qualquer escala, e é ela que o fiscal procura.

Os campos de uma ficha técnica que funciona

Monte a sua com estes blocos:

Identificação

• Nome do produto e versão da fórmula (v1, v2, v3)
• Data de criação e data da última alteração
• Tipo de produto e função (sabonete em barra de uso pessoal, por exemplo)
• Rendimento previsto: quantas unidades e de que peso.

Fórmula

• Cada matéria-prima com nome comercial, nome INCI e fornecedor
• A porcentagem de cada uma
• A quantidade em gramas para o tamanho de lote padrão
• A função de cada insumo na fórmula, se ajudar quem produz.

Processo

• A ordem das etapas, numerada
• Temperaturas e tempos que importam
• Os pontos de controle: pH aferido, ponto de traço, tempo de cura
• EPI obrigatório na etapa, quando houver soda envolvida.

Rótulo

• A lista de ingredientes em INCI, já na ordem decrescente de concentração
• Advertências e modo de uso
• Conteúdo líquido declarado.

Custo

• Custo da porção usada de cada matéria-prima
• Embalagem
• Mão de obra
• Custo total do lote e custo por unidade aprovada.

Cinco blocos. Nenhum deles é opcional se o objetivo é repetir o produto e saber o preço dele.

A fórmula precisa estar em porcentagem e em gramas

Em porcentagem porque é assim que a fórmula viaja entre tamanhos de lote. Em gramas porque é assim que ela vai para a balança.

Guardar só os gramas é o erro clássico. Você anota "300 g de óleo de coco", produz três meses, decide fazer um lote de 5 kg e não sabe mais se aquilo era 30% ou 40% da fórmula. Guardar só a porcentagem também trava, porque quem está na bancada não quer fazer conta com luva de nitrila.

O caminho de ida e volta entre os dois está no guia de como converter uma fórmula cosmética de porcentagem para gramas.

O INCI mora na ficha, não no rótulo

Parece detalhe de organização e não é. Se o nome INCI de cada matéria-prima está guardado junto da fórmula, montar o rótulo vira consulta. Se ele está espalhado em PDFs de fornecedor, montar o rótulo vira garimpo, e garimpo às três da manhã antes da feira produz rótulo errado.

Cadastre o INCI uma vez, quando a matéria-prima entra no seu estoque. A ordem decrescente de concentração no rótulo sai sozinha da porcentagem que já está na ficha. O detalhe de como formar essa lista está em INCI sem mistério.

Rendimento previsto e rendimento real

A ficha diz quantas barras deveriam sair. O lote diz quantas saíram.

A diferença entre os dois números é a sua perda, e ela precisa entrar no custo. Um lote que previa 24 barras e entregou 21 aprovadas tem custo por unidade 14% maior do que o papel dizia. Anotar o rendimento real em cada produção é o que faz a ficha melhorar com o tempo, porque depois de cinco lotes você para de prever 24 e passa a prever 21.

Versione a ficha, não sobrescreva

Toda alteração de fórmula é uma versão nova. Toda versão fica guardada.

O motivo é prático: se um cliente reclamar de um sabonete comprado em abril, você precisa saber qual fórmula estava valendo em abril. Sobrescrever a ficha apaga essa resposta. E a RDC 48/2013 pede, no item 10.4, que a documentação de Boas Práticas seja elaborada, aprovada, atualizada e distribuída com controle, o que só faz sentido se houver histórico.

Numere as versões, anote a data e escreva numa linha o que mudou e por quê. "v3: trocado óleo de girassol por óleo de arroz, fornecedor anterior sem estoque" resolve.