Como criar códigos de lote e garantir a rastreabilidade

O número de lote é obrigatório na embalagem primária de todo cosmético, conforme o artigo 13 da RDC nº 907/2024 da ANVISA. Um código útil identifica a data de produção, a fórmula e a sequência da batelada, e se conecta a um registro que guarda quais matérias-primas entraram naquele lote.

Rastreabilidade não é o código. O código é só a etiqueta. Rastreabilidade é conseguir responder, com o código na mão, quais insumos entraram ali e para onde aquelas barras foram.

O que a norma exige

Duas resoluções tratam do assunto, e elas pedem coisas diferentes.

A RDC nº 907/2024 cuida do rótulo. O artigo 13 lista o "lote ou partida" entre as informações obrigatórias da embalagem primária, ao lado da marca, do nome do produto e das advertências. O prazo de validade aparece na lista da embalagem secundária.

Se o seu sabonete não tem embalagem primária que acompanhe o uso, o artigo 18 resolve: as informações obrigatórias podem ficar na embalagem secundária. É o caso da barra embrulhada em caixinha.

A RDC nº 48/2013 cuida do registro. O item 10.11.1 exige procedimento escrito para a numeração de lotes, entre outros controles. E o item 10.10.3 exige que cada produção registre as etapas, as datas, os horários, quem executou, as quantidades, os equipamentos, os controles em processo e os números de lote das matérias-primas usadas. É esse último item que faz a rastreabilidade funcionar.

Sem esse último item, o seu código de lote identifica a barra e nada mais.

Como montar o código

Não existe formato imposto pela norma. Existem formatos que funcionam e formatos que você não vai conseguir ler daqui a dois anos.

O que funciona é um código com quatro partes:

SAB-LAV-260315-02
 |    |     |     |
 |    |     |     sequência da batelada no dia
 |    |     data de produção (AAMMDD)
 |    código da fórmula
 código do produto

SAB-LAV-260315-02 lê como "sabonete de lavanda, produzido em 15 de março de 2026, segunda batelada do dia". Cabe numa etiqueta pequena e diz tudo o que você precisa antes mesmo de abrir o registro de produção daquele lote. O código é o identificador; o registro é o documento.

Quatro regras para não se arrepender:

• Data em AAMMDD, nessa ordem. Ordena sozinho em qualquer lista e não confunde dia com mês
• Sequência dentro do dia, porque duas bateladas da mesma fórmula no mesmo dia são lotes diferentes e podem ter dado resultados diferentes
• Sem barra nem espaço se o código vai ser gravado a laser, carimbado ou escrito à mão em etiqueta pequena
• Nunca reaproveite um código. Nem quando o lote foi descartado.

Rastreabilidade vai nos dois sentidos

É aqui que a maioria das saboarias para no meio do caminho.

Para trás, do produto até o insumo. Um cliente reclama de irritação no sabonete SAB-LAV-260315-02. Você abre o registro daquele lote e descobre que ele usou o lote 4471 de essência de lavanda. Pergunta seguinte: quais outros lotes de sabonete usaram a mesma essência?

Para frente, do insumo até o produto. O fornecedor avisa que o lote 4471 de essência teve problema. Você precisa saber, em minutos, todos os lotes de sabonete que consumiram aquele insumo e para quais clientes ou feiras eles foram.

Um caderno resolve o primeiro sentido. O segundo exige que a busca funcione ao contrário, e é onde a planilha começa a doer.

A RDC 48/2013 leva isso a sério: o item 4.1(h) exige procedimento implantado para o recolhimento de qualquer lote depois de distribuído, e o item 7.2 pede que haja uma pessoa designada para coordenar esse recolhimento. Recolhimento sem rastreabilidade para frente é recolher tudo.

Guarde amostras de cada lote

Rastreabilidade sem amostra é palavra contra palavra.

A RDC 48/2013 é objetiva no item 19.1: amostras de produtos acabados devem ser retidas nas embalagens originais, em quantidade suficiente para permitir no mínimo duas análises completas. E o item 19.3(b) define o prazo: um ano após o vencimento do produto.

Na prática, separe uma barra de cada lote, embalada como você vendeu, com o código do lote visível, e guarde num lugar seco e escuro. Se um cliente reclamar daqui a oito meses, você tem o mesmo produto para comparar. Sem a amostra, a única coisa que você pode fazer é acreditar ou duvidar.

O que registrar em cada lote

O mínimo que serve para alguma coisa:

A última linha é a que quase ninguém preenche e a que salva um recolhimento.